Persoonsgegevens die wij verwerken

Voor een optimale dienstverlening aan onze inwoners en de bezoekers van gooisemeren.nl verwerken wij persoonsgegevens van en over u. ‘Verwerken’ is een verzamelnaam voor alles wat wij doen met persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het verzamelen, bewaren of bekijken van de gegevens. Voorbeelden van persoonsgegevens die wij van u verwerken zijn:

• Uw (achter)naam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Burgerservicenummer (BSN)

We verzamelen niet méér persoonsgegevens dan nodig is:

• Voor het afhandelen van uw (aan)vraag
• Voor het verstrekken van informatie

Werkprocessen van de gemeente hebben we zo ingericht dat ze aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldoen.

Welke wetten gelden er?

We houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit is een Europese wet die geldt in Nederland. Daarnaast hebben we de Uitvoeringswet AVG (UAVG) voor zaken die in Nederland geregeld moeten worden. U kunt deze wetten vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
 
Onze gemeente heeft Buitengewoon Opsporingsambtenaren (Boa’s). Als zij persoonsgegevens gebruiken voor hun werk bij strafrechtelijke overtredingen of verkeersovertredingen (Wet Mulder), geldt de Wet Politiegegevens (Wpg). Deze gegevens noemen we dan ‘politiegegevens’.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets zeggen over een persoon. Dit kan directe informatie zijn, zoals uw naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres. Het kan ook informatie zijn die naar u te herleiden is, zoals uw geboortejaar, geboorteplaats, geslacht of nationaliteit. Het verwerken van persoonsgegevens betekent bijvoorbeeld dat we gegevens gebruiken, opslaan of verwijderen. 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Binnen de gemeente kunnen verschillende bestuursorganen verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. De verantwoordelijke is het bestuursorgaan die beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. De bestuursorganen van de gemeente zijn:

• De burgemeester
• Het college van Burgemeester en Wethouders (college van B&W)
• De gemeenteraad.

Er zijn ook onderdelen van de gemeente die een zelfstandige verantwoordelijkheid hebben. Dit zijn in ieder geval de bezwaarschriftencommissie en de rekenkamer. Deze organisaties controleren ieder vanuit hun eigen rol de gemeente. Zij ontvangen persoonsgegevens van de gemeente voor taken die zij van de wet moeten uitvoeren. 

Boa’s en sociale recherche

Bij het verwerken van politiegegevens door Boa’s is het college van Burgemeester en Wethouders verwerkingsverantwoordelijk.

De Sociale Recherche Gooi- en Vechtstreek verwerkt gegevens voor meerdere gemeenten en is gezamenlijk verantwoordelijk. Dit zijn gemeenten Gooise Meren, Blaricum, Diemen, Eemnes, Stichtse Vecht, Huizen, Hilversum, Wijdemeren en Laren. 

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens? 

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor onze wettelijke taken en verplichtingen. Bijvoorbeeld als u een paspoort aanvraagt of verhuist. Soms verwerken wij uw gegevens omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben of voor het uitvoeren van een overeenkomst. In sommige gevallen vragen wij uw toestemming, bijvoorbeeld om uw gegevens na een sollicitatie te bewaren. U kunt deze toestemming altijd intrekken.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Wij verwerken de persoonsgegevens die nodig zijn bij een proces. Als u bijvoorbeeld voor informatie contact opneemt met de gemeente, dan verwerken wij meestal alleen uw contactgegevens (zoals uw telefoonnummer en e-mailadres).

Voor aanvragen en hulp op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg of veiligheid kunnen wij meer gegevens nodig hebben. Bijvoorbeeld gegevens over uw gezondheid of over uw financiële situatie.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Soms delen we uw gegevens met andere partijen. Wij delen uw persoonsgegevens alleen met partners buiten de gemeente als dit wettelijk is toegestaan. Dit kunnen andere overheidsinstanties of private partijen zijn. Wij maken altijd afspraken om uw gegevens te beschermen, bijvoorbeeld door een verwerkersovereenkomst.
De verwerking vindt meestal plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als gegevens buiten de EER worden gedeeld, zorgen wij dat dit volgens de wet gebeurt. Bijvoorbeeld met extra afspraken om uw gegevens te beschermen.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig. Wij houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen, zoals vermeldt in de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. Daarin staat:

• hoe lang de gemeente informatie moet bewaren
• welke informatie de gemeente na een bepaalde tijd moet vernietigen
• welke informatie de gemeente moet archiveren.

Als er geen wettelijke bewaartermijn is, dan verwijderen we gegevens wanneer ze niet meer nodig zijn.

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Wij anonimiseren of pseudonimiseren gegevens waar mogelijk. Dat betekent dat de gegevens niet of moeilijker te herleiden zijn naar een persoon. De beveiliging wordt onafhankelijk getoetst via audits, zoals de jaarlijkse ENSIA-audit, pentests en security reviews.

Sollicitatie bij de gemeente

Wij bewaren persoonsgegevens van sollicitanten niet langer dan nodig. Gegevens van afgewezen kandidaten worden uiterlijk 4 weken na de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de kandidaat toestemming geeft om de gegevens een jaar langer te bewaren.

Sociaal Domein

In het Privacy Protocol Sociaal Domein​​​​ (Pdf, 242 kB) van gemeente Gooise Meren leest u wat voor soort gegevens wij gebruiken en op basis van welke wet- en regelgeving wij dat doen.

Persoonsgegevens Basisregistratie Personen (BRP)

Gemeente Gooise Meren verstrekt gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) aan:

• Niet-commerciële instellingen
• Verenigingen die werkzaamheden met een belangrijk maatschappelijk belang uitvoeren, zoals Versa Welzijn

Wij verstrekken deze gegevens:

• Op grond van de Wet BRP
• In artikel 3.9 van de BRP is vermeld dat alleen NAW-gegevens van burgers worden verstrekt aan derden (die niet hebben laten aantekenen dat de gegevens niet aan derden mogen worden verstrekt (beperking van de verstrekking op grond van artikel 2.59 Wet BRP))
• In combinatie met de artikelen 2 en 3 van het Reglement BRP Gooise Meren 2016 (Pdf, 508 kB)
• Als uw belang of fundamentele rechten en vrijheden niet aan de verstrekking in de weg staan

Geheimhouding persoonsgegevens aanvragen

U kunt online geheimhouding aanvragen voor persoonsgegevens die in de BRP zijn opgenomen. Dan delen we uw gegevens niet zonder uw toestemming met deze partijen.

Adresonderzoek

Gemeente Gooise Meren is soms verplicht om adresonderzoek te doen. Bijvoorbeeld naar mensen die bij ons staan ingeschreven maar waarvan wij niet zeker weten of zij nog op het opgegeven adres wonen. Dat doen wij op grond van artikel 32 van Huisvestingswet 2014. Samen met de woningcoöperaties is het Convenant Gegevensuitwisseling ter voorkoming en bestrijding van woon- en adresfraude afgesloten. Bij kandidaat-huurders kunnen de woningcorporaties bijvoorbeeld historische uittreksels voor wonen bij ons opvragen en informatie over huurders van hun huurwoningen.

Adresonderzoek doen wij op verschillende manieren, zoals: 

• Per post
• Telefonisch of per e-mail
• Huisbezoeken
• Informatie opvragen bij gerelateerden, verhuurders of werkgevers
• Via Facebook. Hiervoor heeft gemeente Gooise Meren een apart facebookaccount. We communiceren via Facebook niet over gevoelige of bijzondere persoonsgegevens

Inzien, controleren en wijzigen van uw gegevens

Sommige gegevens, zoals een naamswijziging, verhuizing of rekeningnummer voor de automatische incasso van belastingen kunt u online regelen. 

Ook door met uw DigiD in te loggen op mijn.overheid.nl kunt u de volgende gegevens zien:

• Welke gegevens van u zijn geregistreerd in onder andere de Basisregistratie Personen (BRP)
• Met welke organisaties deze gegevens worden gedeeld
• Hoe u onjuiste gegevens kunt laten aanpassen of ontbrekende gegevens kunt laten aanvullen. U kunt ook de app MijnGegevens (beschikbaar in de Apple AppStore en Google Play Store) gebruiken

Wilt u andere gegevens wijzigen? Neem dan contact met ons op via ons contactformulier of bel naar 035 207 00 00

Uw rechten

Als de gemeente persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u een aantal rechten waar u gebruik van mag maken. Deze rechten staan (onder meer) in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

U heeft het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens
• uw gegevens aan te vullen of te verbeteren
• uw gegevens te laten verwijderen
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken (uw gegevens worden dan alleen met uw toestemming verwerkt)
• uw gegevens over te dragen (bijvoorbeeld aan een andere gemeente)
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
• uw toestemming voor de verwerking in te trekken, als we uw gegevens hebben verwerkt op basis van uw toestemming

Lees meer over de privacyrechten die u heeft onder de AVG op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wilt u gebruik maken van uw rechten? Dan kunt u een e-mail sturen naar avgverzoeken@gooisemeren.nl. Of per post naar Gemeente Gooise Meren, Postbus 6000, 1400 HA Bussum onder vermelding van 'Verzoek omtrent persoonsgegevens'.

In bepaalde gevallen kan gemeente Gooise Meren niet aan een verzoek voldoen, bijvoorbeeld omdat we sommige gegevens moeten bewaren van de wet.

U krijgt meestal binnen een maand besluit op uw verzoek. Als het nodig is, kunnen wij de beslistermijn met 1 maand verlengen. U hoort dan binnen 1 maand binnen welke termijn u een besluit kunt verwachten.

Bezwaar aantekenen

Bent u het niet eens met het besluit op uw verzoek? Dan kunt bezwaar aantekenen. U schrijft dan een brief aan het college van burgemeester en wethouders. U geeft aan waar u het niet mee eens bent. U ontvangt binnen 6 weken een reactie.

Meld een datalek

De gemeente gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Toch kan het gebeuren dat er gegevens gelekt worden. Bijvoorbeeld door het versturen van gegevens naar de verkeerde persoon of door een hack van een systeem. Denkt u dat er een datalek is? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op en bel naar 035 207 00 00 en vraag naar de Privacy Officer.

Toezicht

De gemeente heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze heeft de volgende taken:

• het informeren, adviseren en controleren van de gemeente met betrekking tot de naleving van de AVG
• optreden als contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens

U kunt contact opnemen met de FG door een e-mail te sturen naar fg@gooisemeren.nl.
U kunt bij de FG niet uw persoonsgegevens, opvragen, laten aanpassen of verwijderen. Hoe u dit wel doet, is aangegeven onder het kopje “Uw rechten” hierboven.

Klacht indienen

Is volgens u de privacywetgeving niet zorgvuldig nageleefd? Dan kunt u een klacht indienen bij onze Functionaris Gegevensbescherming, via fg@gooisemeren.nl. Of per post naar Gemeente Gooise Meren, Functionaris Gegevensbescherming, Postbus 6000, 1400 HA Bussum.

Komt u er met de gemeente niet uit? Dan kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is een onafhankelijke organisatie die toeziet op een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens.